Les factures impayées peuvent affecter la gestion de votre entreprise. Il est donc indispensable d’agir en cas de retard de paiement. Le recouvrement de créances commence par la lettre de relance. Dans ce guide, on va vous présenter son mode d’utilisation.

Quand envoyer la lettre de relance facture impayée ?

relance facture impayéeEn général, dès que la facture est arrivée à échéance, vous pouvez envoyer la lettre de relance.

Cependant, il est judicieux de commencer votre recouvrement par téléphone et par e-mail pour comprendre les raisons du retard. Perte de la facture, simple oubli, difficultés passagères, désaccord sur le prix, elles peuvent être nombreuses. Si malgré tout, votre débiteur ne se manifeste pas, il est alors temps d’envoyer votre lettre de relance.

Il est important de savoir que les factures impayées sont soumises à des délais de prescription et passé un certain temps, vous ne serez plus en mesure d’agir pour récupérer vos impayés.

Comment écrire une lettre de relance ?

La lettre de relance ne requiert aucune formalité particulière. Elle peut être envoyée par simple courrier. Toutefois, elle doit être claire et englober toutes les informations relatives à la facture impayée :

    • L’identité du créancier
    • L’adresse exacte du débiteur
    • Le numéro de la facture avec la date
    • Les origines de la créance (produits et services)
    • La somme exacte de la facture (avec les pénalités de retard)
    • La date d’échéance
    • Une demande de recouvrement dans les plus brefs délais.

 

N’oubliez pas d’ajouter une copie de la facture dans votre courrier. Aussi, votre lettre de relance doit être cordiale. Évitez l’agressivité, les menaces et les déclarations abusives. Ces comportements sont sévis par la loi.

Étant donné qu’il s’agit d’un premier contact suite à un retard de paiement, la priorité est de préserver vos relations commerciales. Par contre, si votre débiteur ne se résout pas à honorer sa créance, il sera temps d’enclencher une procédure plus forte comme le recours à un cabinet de recouvrement. Par précaution, vous pouvez envisager de refuser les nouvelles commandes du client ou les conditionner à un paiement comptant.